группа компаний Это

Стратегическая сессия для департамента закупок

Главное, что нужно знать о задачах, подготовке и проведении стратсессии

1. Что такое стратсессия для департамента закупок;
2. В каких случаях нужна стратсессия;
3. Как проходит стратсессия на примере проведения для производственно-торговой компании;

  • Состав участников;
  • Формат проведения;
  • Подготовка к стратсессии;
  • Что сделано во время стратсессии;
  • Что получаем в итоге;

4. Что предлагаем сделать вам.

Что такое стратсессия для департамента закупок

Стратегическая сессия — это групповая работа руководителей и ключевых сотрудников компании, в ходе которой они определяют основные направления развития закупок, обмениваются идеями и решениями, обсуждают риски и ищут пути преодоления препятствий.
Чаще всего компании проводят стратегические сессии, чтобы сформировать цели развития на год, найти пути их достижения, выявить проблемные места и подсветить актуальные для компании тренды. Но основная задача стратегической сессии следует из названия – отделить стратегию от тактики.

Учитывая, что закупки должны влиять не только на издержки, но и на прибыль компании, грамотно построенная стратегия закупочной деятельности позволит достичь целей всей организации, а иногда и превзойти их. Тем не менее, коммерческих компаний, у которых есть работающая стратегия закупок, менее 10% от общего числа организаций.
Если в проведении сессии помогает опытный эксперт, за один-два дня удается выработать целостную систему для развития закупок на год: от грамотного целеполагания в 5 направления закупочной деятельности, до каскадирования задач на уровень ежедневных действий.

Профессиональный модератор не позволяет превратиться встрече в рутинное собрание, скатиться в обсуждение текучки и перерасти в спор. По сложным вопросам эксперт поделится, какие решения применяются в российских и международных компаниях, предоставит сценарии и направления развития закупок, потребует от участников конкретики действий в планируемых мероприятиях.

Все проводимые стратсессии показывают, что от грамотной организации работы участников зависит более 70% успеха мероприятия. Также ключевым элементом результативности сессии всегда будет правильная подготовка сотрудников и руководителей к дню проведения – как и какие материалы будут представлены. Опытный эксперт поможет в каждом из этих вопросов.

Кому нужна стратсессия в департаменте закупок

Проведение стратсессии в закупках более всего полезны компаниям, которые хотят решить одну из двух задач:
1
Разработать генеральную линию закупок – стратегию, которая обозначит приоритеты для сотрудников и руководителей, и в итоге приведет к достижению амбициозных целей и задач.
2
Поднять вверх на одну ступень зрелости коммерческие закупки – от закупок с приоритетом на низкой цене и обеспечении поставок в срок прийти к закупкам, которые увеличивают добавленную стоимость.
Инициаторами стратсессии чаще всего выступают амбициозные руководители департамента закупок, коммерческие или генеральные директора.
Участие топ-менеджмента компании – это ключевой фактор успеха стратсессии, так как стратегические задачи закупок не могут быть решены без вовлечения других подразделений. Это и обуславливает участие в сессии директоров производства, коммерции и сбыта, а также других смежных подразделений, которые взаимодействуют с закупками. Помимо этого, в сессии могут участвовать эксперты и ключевые сотрудники закупок, логистики и маркетинга. Для среднего бизнеса полезным будет участие в стратсессии собственников бизнеса и генеральных директоров.

В каких случаях нужна стратсессия

1. Амбициозные цели перед компанией, новые вызовы, резкие перемены в отрасли;
2. Невыполнение целей и задач закупочной деятельности;
3. Увеличение влияния закупок на добавленную стоимость продукта;
4. Конфликты между закупками и смежными подразделениями;
5. Неудовлетворенность у топ-менеджмента работой закупок;
6. Существенный рост стоимости приобретаемых сырья, комплектующих, материалов и работ, которые привели к серьезным изменениям себестоимости продукции или услуг компании. Угроза конкурентоспособности компании на рынке;
7. В периоды активного роста, значительной реструктуризации и в ожидании кризиса;
8. Изменение стратегии всей компании, а, следовательно, необходимость в корректировке стратегий департаментов.
Помимо этого, стратсессия помогает согласовать цели и задачи закупок со всей компанией, найти нестандартные пути решения и инициативы, перейти от слов к действиям.

Как проходит стратсессия. Пример проведения для производственно-торговой компании.

Состав участников
▪ Директор по закупкам, 2 руководителя отделов закупок, 11 менеджеров по закупкам.

▪ Генеральный директор.

▪ Коммерческий директор, директор по маркетингу, директор по продажам, 3 руководителя отделов продаж.

▪ Главный инженер, главный механик, зам. начальника производства, IT-директор.

▪ Финансовый директор, директор по персоналу.
Формат проведения
2 дня по 8 часов. Очная встреча.

8 модулей по 1,5 часа. С 10:00 до 18:00.

Нередко стратегические сессии организовывают с выездом командой за пределы офиса, совмещая работу днем и отдых вечером.
Подготовка к стратсессии
1. Генеральный директор актуализирует стратегические цели компании.

2. Департамент закупок готовит свое видение направлений развития закупок, повышения эффективности процессов, задачи по автоматизации, повышению квалификации сотрудников, оптимизации взаимодействия с внутренними заказчиками.

3. Руководители коммерческих подразделений готовят свои предложения, ожидания к департаменту закупок. Готовят аналитику по угрозам со стороны конкурентов, актуальную информацию по изменениям на рынке.

4. Внутренние заказчики готовят свои предложения и ожидания к департаменту закупок.

5. Финансовый директор готовит финансовую аналитику, план-факт бюджета, данные по просроченной кредиторской задолженности.

6. Все материалы за 3 дня до стратсессии собираются HR-директором в портфель документов и рассылаются участникам.

Что сделано во время стратсессии

1. Провели совместную работу для связывания стратегии компании со стратегией закупок.

2. Сделали анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз для компании. Прописали основные мероприятия, которые должен выполнить по итогам анализа департамент закупок.

3. Оценили требуемые для этого инвестиций денег, необходимое время и человеко-часы. У финансового и HR-директоров появились необходимые цифры для финансирования и подбора персонала.

4. Выбрали показатели эффективности закупок из предложенного экспертом перечня, определили метрики для оценки результативности этапов закупочной деятельности. Избавились от предвзятой оценки «хорошести» работы закупок – выполнение метрик определяет эффективность.

5. Провели мозговой штурм для поиска решений по двум наиболее значимым проблемам: неточное планирование и низкая оборачиваемость запасов с критическим уровнем неликвидов. Закрепили в виде перечня предупреждающих действий.

6. Актуализировали в группах требования к существующим бизнес-процессам, определили критические неработающие связи между департаментами. Получили подтверждение от руководителей, что исправление данных проблем, решит 90% возникающих несогласований.

7. Каскадировали до ежедневных операций 2 цели департамента закупок. Фактически натренировали эту работу под руководством эксперта. Оставшиеся цели после стратсессии руководители превратят в мероприятия самостоятельно.

8. Составили интеллект-карту для 5 направлений сокращения затрат в закупках, помимо получения скидок от поставщиков. Это главные для генерального и коммерческого директоров зоны внимания, т. к. именно в этих направлениях сосредоточены главные финансовые расходы компании.
Что получаем в итоге
1. Прозрачная стратегия закупочной деятельности. Сформулирована для работы, а не для «галочки».

2. Утвердили проект сокращения затрат в закупках на 8% за год.

3. Составили план работ для отдела закупок на 15 месяцев.

4. Утвердили 11 показателей эффективности департамента закупок (5 ключевых и 6 второстепенных).

5. Зафиксировали главные компетенции сотрудников и руководителей, которые необходимо развивать в департаменте закупок. HR-департамент получил план работ по развитию сотрудников.

6. Согласовали между топ-менеджерами бюджет на развитие закупок: деньги, время, новые сотрудники.
Топ-менеджмент компании получит проект снижения затрат, а также повышения результативности закупочной деятельности, для которого будут утверждены целевые показатели и необходимые для этого действия и ресурсы.

Контроль за изменением эффективности закупок будет последовательным и прозрачным.

Что предлагаем сделать вам

Сергей Дубовик, ведущий российский эксперт в области закупок, поможет вам провести стратегическую сессию в департаменте закупок.
Формат проведения – очно 1 либо 2 дня.
Вы получите возможность воспользо-ваться коллективным опытом более чем 350 отделов закупок российских и зарубежных компаний.
У вас будет бенчмарк – ориентиры по метрикам и показателям эффективности, сформированные из практики работы производственных и торговых компаний.
В ходе работы можно будет избежать ошибок в стратегии и мероприятий для ее достижения, опираясь на опыт и ошибки крупного и среднего бизнеса Европы, Америки, России.
Организованная нами стратегическая сессия поможет использовать решения и лучшие практики наших клиентов из 16 отраслей.
К вашим услугам наш специалитет – трансформация закупок в центр прибыли компании.
Давайте организуем короткую онлайн-встречу, чтобы определить, поможет ли стратсессия в решении именно ваших задач. Если да – обсудим, какой формат подойдет для вас лучше всего, какова будет стоимость и каким образом лучше всего провести мероприятие.
Свяжитесь с нами
Мы быстро ответим на ваш запрос
Нажимая кнопку «Отправить заявку», вы соглашаетесь на обработку ваших персональных данных в соответствии с нашей Политикой конфиденциальности