Пункт о штрафных санкциях есть практически в каждом договоре поставки. Если же провести опрос среди менеджеров по закупкам – кто пользовался в реальной работе данным пунктом и обязательства по оплате штрафных санкций налагал на поставщика, окажется, что число таких будет лишь около 10% от общего количества.
В российской практике к штрафам прибегают, обычно в двух случаях:
- поставщик очень сильно подвёл и совершил нечто ужасное;
- менеджмент компании предписывает устанавливать с поставщиком отношения, в которых штрафы являются обязательным условием и выставляются буквально за каждое нарушение поставщиком своих обязательств.
Учитывая, что серьёзные проблемы с поставщиками происходят нечасто, а компаний, следующих принципу обязательного взыскания с поставщиков штрафов за каждую более-менее существенную провинность не слишком много – применение штрафов со стороны покупателя является всё же исключением, чем правилом.
Ограничение на применение штрафов к поставщикам накладывает и то обстоятельство, что штрафы, прописанные в договоре, практически всегда двусторонние. Если покупатель указывает штраф поставщику за несвоевременную поставку, то поставщик встречно выдвигает штраф за несвоевременную оплату. Боязнь требовать с поставщика штраф за срыв поставки связана и с тем, что встречно тут же можно получить штраф за задержки в платежах, которые происходят с той же периодичностью, а иногда и чаще, что и срывы со стороны продавца.
Больше ответственности – больше сумма штрафных санкций
Лично я не являюсь ярым сторонником применения штрафов. Моё мнение: штрафные санкции нужны для того, чтобы стороны их не платили, четко следуя договорным условиям и выполняя взятые на себя обязательства. Строить работу с партнёром таким образом, чтобы получать прибыль от взыскания штрафов – тупиковый путь. Однако, штрафы – это хороший инструмент, забывать который нельзя и который нужно использовать для обеспечения надёжности поставок своего предприятия.
Хочу обратить ваше внимание на не слишком очевидную вещь: штрафы, которые вы налагаете на поставщика, в некоторой степени ему выгодны. Если мы не говорим о многомилионных суммах, которые продавец должен выплатить из-за серьезного нарушения контракта, штрафы приносят поставщику следующую пользу:
1. Выплата штрафа показывает руководителю компании слабые места своей организации, в конечном итоге, дисциплинируя сотрудников и повышая качество бизнес-процессов. Множество примеров показывают, что срыв поставки поставщика является следствием не форс-мажора, а того, что некая Мария забыла передать важную информацию некой Ольге, или планирование товарного запаса поставщика делается методом «взято с потолка», либо выписанный заказ клиенту, после того, как был передан из рук менеджера по продажам, теряется в общем неуправляемом хаосе логистики и учёта.
Выплата в качестве штрафа даже нескольких тысяч рублей, приводит в организации поставщика к внутренним действиям, направленным на оздоровление существующих бизнес-процессов, поэтому настаивая на штрафе, вы не столько делаете плохо поставщику, сколько помогаете себе избежать проблем в будущем.
2. Оплата штрафа вашей компании бывает больше всего выгодна менеджеру по продажам в организации поставщика. Если штрафы поставщик вынужден оплачивать за несвоевременную или неполную поставку товара – это связано со сбоями его собственных поставок или производства, либо дефицитом нужной продукции. В случае недостатка товара в компании поставщика, менеджер по продажам, с которым вы общаетесь, страдает не меньше вас, т. к. не имеет возможности выполнять свой план, а значит рискует остаться без зарплаты.
В любой организации при распределении дефицитной продукции, она в первую очередь достается тем клиентам, возможные потери от «недогруза» которых будут наибольшими. Поэтому, если ваша компания прописывает в договоре штрафные санкции и требует их исполнения, продавец может добиваться для вас, а значит и для себя, дефицитного товара, аргументируя это тем, что у него и у вас прописаны штрафы, а значит его компания понесёт убытки, если не сделает эту отгрузку. Личный интерес продавца здесь учтен максимально, т. к. даже если дефицитного товара продавцу в полном объеме не хватит, практически нет организаций, в которых штрафы, по договору выплаченные поставщиком покупателю, напрямую связаны с зарплатой продавца.
Ещё одной причиной низкого уровня применения штрафных санкций поставщикам является их слишком маленький размер, зафиксированный в договоре. Приведу пример части радела об обязательствах сторон, аналог которого можно встретить в большинстве договоров:
7.1. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и данным договором.
7.2. За несвоевременную передачу Товаров по вине Поставщика, он уплачивает Покупателю неустойку в размере 0,1% от стоимости не переданных Товаров за каждый день просрочки.
7.3. За несвоевременную оплату Товаров и (или) нарушение сроков вывоза Товаров Покупатель уплачивает Поставщику неустойку в размере 0,1% от стоимости соответственно неоплаченных или не вывезенных Товаров за каждый день просрочки.
7.4. Штрафные санкции начисляются исключительно по письменному требованию заинтересованной стороны. При не предъявлении претензии за ненадлежащее исполнение условий настоящего договора размер неустойки равен нулю.
7.5. Все возникающие претензии по настоящему договору между сторонами должны быть рассмотрены в течение 5 дней с момента получения претензии. Уплата штрафных санкций не освобождает стороны от исполнения своих обязательств по договору.
В данном примере стороны указали в качестве встречных штрафов 0,1% от стоимости недоставленной и неоплаченной продукции в день.
Представим себе ситуацию. Вы заказали у поставщика компонент сырья на сумму 1 000 000 руб. Поставщик задержал поставку на 5 рабочих дней. Какую сумму штрафа вы с него получите на основании таких условий договора?
Сумма штрафа по договору: 5 дн. × 0,01 %/день × 1 000 000 руб. = 5000 руб.
Таким образом, вы не получали от поставщика требуемую важную партию товара на сумму 1 млн. руб. в течение недели. Возможно, такая задержка в получении компонентов сырья могла привести к остановке производства или серьёзному срыву планов выпуска, которые повлекли за собой колоссальные убытки. При всём этом поставщик отделался лёгким испугом в размере 5000 руб.
5000 рублей – это явно не та сумма, из-за которой поставщик будет предпринимать серьёзные действия по ускорению доставки вам этих важных компонентов. Теперь задумайтесь, повысится ли вероятность своевременного получения вами этих компонентов, если в описанной ситуации поставщик должен будет заплатить не 5000 руб., а 50 000 руб., 150 000 руб., 500 000 руб.?
Если рассматривать в нашем примере ответственность другой стороны – случай задержки покупателем оплаты на 5 банковских дней, можно предположить, что последствия для поставщика в этом случае, будут существенно меньшими, чем пятидневная задержка поставки для клиента. Я категорически против задержек оплат, однако, рассматривая наш пример, мы видим, что ответственность поставщика перед покупателем минимум на порядок, то есть в 10 раз, выше, чем ответственность покупателя перед продавцом.
Чем выше ответственность сторон при неисполнении своих обязательств, тем больше должен быть указан процент (или сумма) штрафных санкций за нарушение договора.
В нашем примере закупщик может вести переговоры об изменении процентов штрафных санкций за недопоставку с 0,1% в день до 1% в день, а быть может и до 10% в день для случая критически важных продуктов.
Переговоры с поставщиком об изменении размеров штрафных санкций в договоре – один из инструментов повышения надёжности поставок, своевременного поступления продукции на склад и решение проблем недопоставок.
Увеличение размеров штрафов, предъявляемых поставщику, при одновременном встречном низком проценте собственных штрафов – предмет переговоров и тема для встреч, в том числе, на высшем уровне.
Увеличенный, по сравнению с действующим поставщиком, размер штрафов, может стать одним из важнейших факторов при рассмотрении вариантов альтернативных поставщиков. Чем больший процент или сумму штрафов готов будет взять на себя новый поставщик, тем выше вероятность надёжных и бесперебойных поставок в будущем.
Штрафы за срыв сроков, непоставку продукции, за низкий процент комплектации заказов
Это самый распространенный предмет штрафных санкций, предъявляемый поставщику. Мы частично рассмотрели его в предыдущем пункте.
Для повышения надёжности поставок закупщик может вести переговоры об изменении процентов штрафных санкций срыв сроков выполняемых работ или за недопоставку продукции с традиционных 0,1% в день до, например, 0,5% в день и более.
В некоторых договорах пункт об ответственности поставщика выглядит следующим образом:
7.2. За несвоевременную передачу Товаров по вине Поставщика, он уплачивает Покупателю неустойку в размере 0,3% от стоимости не переданных Товаров за каждый день просрочки в течение 14 календарных дней, а с 15 дня – по 0,9% за каждый день прострочки.
То есть договор ужесточает штрафы за задержку поставок товара в три раза, начиная с 15-го дня недопоставки.
В договоре может значиться пункт о штрафе за низкий процент комплектации заказов, если вы приобретаете у поставщика широкий ассортимент продукции. Это компенсация поставщика за упущенную выгоду от реализации недопоставленной продукции. Такой пункт может выглядеть следующим образом:
7.7. Если по итогам квартала доля выполнения заказов Покупателя (отношение суммы размещенных заказов Покупателя к сумме фактически поставленных Товаров Поставщиком) меньше 90%, Поставщик уплачивает Покупателю неустойку в размере 4% от стоимости не переданных Товаров за данный квартал.
Включение в договор такого пункта будет активно стимулировать поставщика максимально выполнять заказы и работать с «перехватами» недостающего вам товара. Опять же обращаю внимание, что суть этого пункта в том, чтобы поставщик данный штраф не платил, а обеспечивал высокий процент комплектации заказов.
Ритейл применяет штрафные санкции к поставщикам не только за недопоставку, но и за поставку лишнего. Например, одна из федеральных сетей обязывает поставщика заплатить штраф 15% от стоимости всей лишней партии, превышающей заказ, а если сеть откажется продавать излишек, то еще и самостоятельно излишек вывезти.
Штрафы за недопоставку стратегического продукта, акционных товаров
Несмотря на то, что суть подобных штрафов аналогична предыдущему пункту, я выделяю их отдельно.
Для любой компании существуют стратегически важные продукты, задержка поставки которых связана со значительными потерями. Такие продукты могут быть описаны в договоре отдельно и штрафы за их недопоставку могут быть в разы увеличены, по сравнению со второстепенными товарами.
Например, один из корейских заводов в договоре с поставщиком имеет пункт, обязывающий выплатить штраф в €1000 за 1 минуту опоздания от подтверждённого времени поставки. При таких штрафах, я не представляю себе ситуации, чтобы поставщик мог позвонить своему клиенту и сказать: «Слушай, у меня тут машинка сломалась, мы сегодня привезти, скорее всего, не сможем. Завтра, наверное, привезём».
Для розницы и дистрибуторской торговли важным элементом деятельности является продажа товаров в акциях по сниженным ценам относительно регулярного прайс-листа или стоимости на полке. По этим товарам с поставщиком могут быть прописаны особые штрафные санкции, увеличенные по отношению к обычному контракту.
Отсутствие акционного товара, например, в гипермаркете, наносит существенные убытки, т. к. под проведение акции выделено место, напечатаны каталоги, запущена реклама. Для акционных товаров некоторые сети прописывают с поставщиками штраф в размере 100% от недопоставленной продукции, при том, что штраф за недопоставку продукции «на полки» составляет 15%. То есть, если поставщик не смог привезти в акцию продукции на 4 млн. руб., он заплатит штраф 4 млн. руб.
Штрафы за несоответствие характеристик или за брак свыше оговоренной нормы
Включение в договор ответственности поставщика за бракованную или некачественную продукцию, превышающую определенный уровень – это страховка покупателя от того, что на складе будут скапливаться товары с которыми потребуется совершить множество действий для возврата поставщику, ремонт, переупаковку и т.д.
Если для вас соблюдение поставщиком характеристик поставляемой продукции, сырья и компонентов является значимым и определяет качество выпускаемой вами готовой продукции, либо обеспечивает конкурентность вашего предложения на рынке, я настоятельно рекомендую зафиксировать с поставщиком его ответственность перед вами за несоответствие характеристик, прописанных в спецификации или ином документе, регламентирующем качество.
Отсутствие штрафных санкций за отклонение от зафиксированных с поставщиком характеристик – частая причина, по которой продавец безответственно относится к соблюдению оговоренных требований.
Если ответственность поставщика будет прописана не на уровне «привёз некачественную продукцию – замени», а в виде «привёз некачественную продукцию – замени и заплати штраф», количество продукции с отклонениями от требуемых характеристик резко сократится.
Штрафы за несоответствие характеристикам особенно актуальны в случаях, когда продавца и покупателя разделяет большое расстояние, либо изготовление заказываемой продукции требует длительного времени. В каждом из этих случаев поставщик не сможет быстро заменить некачественный товар, поэтому лучше всего повысить его внимание к качеству отгружаемой продукции с помощью пункта договора.
Например, выдержка из пункта договора предприятия химической отрасли:
7.10. Если при приёмке Продукции характеристики хотя бы по одному из показателей ХХХХХ, ХХХХХ, ХХХХХ отличаются от установленных в Спецификации №2 к Договору более чем на 5%, Поставщик выплачивает Покупателю неустойку в размере 10% от стоимости такой Продукции вне зависимости от того, будет ли затем произведена замена несоответствующей Продукции.
В договоре с поставщиком указано, что вся продукция, которая требованиям Спецификации не соответствует, подлежит замене в течение 7 дней. Данный пункт договора ведёт речь о продукции, которая несколькими ключевыми параметрами отличается от требуемых характеристик более, чем на 5%. Учитывая существенный объем поставок, поставщик рискует в случае некачественной партии, заплатить покупателю внушительную сумму, поэтому продавцу становится в разы дешевле тщательно контролировать продукцию до отгрузки.
Штрафы за документооборот
Опыт введения штрафных санкций за нарушения документооборота показывает, насколько даже самый разнузданный поставщик в состоянии упорядочить свои службы, отвечающие за документы с клиентами, если это будет иметь финансовые последствия.
Некоторые компании устанавливают штраф за 1 документ: например, неправильная счёт-фактура – 300 руб. В крупных федеральных сетях установлены штраф за отсутствующие документы в размере от 5% до 15% их суммы, причем это касается и электронного документооборота.
Дисциплинарные штрафы
Если поставщик участвует в производственной цепочке или работает на объекте, наряду с другими поставщиками, его поставки и работы тесно связаны с другими участниками цепочки поставок, важны становятся уже не только сроки поставок или выполнения работ, но и дисциплина сотрудников поставщика.
Например, в газовой компании в договоре с поставщиком, указан пункт, в соответствии с которым поставщик выплачивает штраф в размере 300 000 руб. за появление сотрудника компании в нетрезвом виде и 100 000 руб. за присутствие сотрудника на объекте без каски.
Подводя итоги, ещё раз хочу отметить, что договор с поставщиком в вопросе штрафных санкций нужен именно для того, чтобы поставщик штрафы не платил, а своевременно выполнял свои обязательства.
Задача закупщика – повышать ответственность поставщика за качество продукции и надёжность поставок, фиксируя договоренности в договоре. Обязательно требуйте с поставщика все штрафы, которые по договору ему должны быть предъявлены. Это не портит отношений между двумя компаниями, наоборот, отношение поставщика будет более уважительным, а сам поставщик более дисциплинированным.
