Политовары как инструменты закупщика

Один из критериев эффективности закупочной деятельности в компании – это грамотная работа с товарным каталоги и НСИ[1]. Это касается как крупных предприятий с несколькими направлениями деятельности, так и небольших компаний с ассортиментом 100-200 SKU. Когда работа с номенклатурным справочником не выстроена, или нацелена на упрощение работы только одного подразделения (например, Продаж или Производства), то в процессах закупок возникают вполне ожидаемые «перекосы». Наиболее частые проблемы, которые мы отмечаем у клиентов нашей консалтинговой практики:

• Разрастание остатков за счёт закупки аналогичных позиций и далее неликвиды, списания, издержки;
• Увеличение числа заявок на закупку схожих позиций;
• Невозможность сформировать адекватную статистику расхода и продаж, и как следствие отсутствие эффективного товарного планирования, не говоря уже о системах прогнозирования спроса;
• Лишняя работа всех участников по заведению новых карточек товаров, уточнению характеристик, поиск информации;
• Замедление процессов обучения и вхождения в должность специалистов закупки и заказчика.

При этом чем больше история компании, тем шире список этих проблем, связанных с номенклатурой. В некоторых компаниях справочник номенклатуры может составлять 100 – 150 тысяч товарных позиций, а в отдельных случаях и до полумиллиона, тогда как текущая матрица может определять только 2-3 тысячи активных SKU. Причины такого разрастания — это скорее материал для отдельной статьи. Попытки внедрить справочники аналогов и замен совсем не решают эти проблемы, а скорее наоборот – усложняют и увеличивают нагрузку на процесс ведения НСИ. Особенно если в компании эта функция не выделена в отдельного специалиста или даже отдел. Одно из решений, которые мы предлагаем в подобных ситуациях – это внедрение в работу компании понятия «Политовары» и политоварного справочника.

Как такого, определения у термина «Политовары» нет. Это общая концепция классификации и объединения схожих по потребительским свойствам взаимозаменяемых товаров в единую сущность – политовар. С помощью политоваров компания может «склеивать» в одну структуру разные товары, различия которых возникли в ходе исторической деятельности или вызваны необходимостью складского или бухгалтерского учёта, но данные товары схожи по назначению и свойствам для основного потребителя компании – внешнего клиента или внутреннего заказчика.

Само внедрение в работу политоварного справочника не избавляет компанию от неликвидов, неэффективных заявок и лишней работы. Тем не менее оно позволяет упорядочить работу отдела закупки, сделать грамотный анализ, выявить ошибки и не допустить их в дальнейшем. Например, анализируя заявку, закупщик может увидеть, что товар в номенклатуре «Клей ПВА Промсто 5л /895» есть на другом складе в нужном количестве под кодом «PVA для внутренних работ Emex 14л». Таким образом не придётся заводить новую номенклатуру и заказывать лишний товар. Особенно это важно, когда закупщик ещё не освоился на новом месте, а внутренний заказчик не особо желает разбираться в остатках и просто делает заказ.

Более детальная методология объединения товаров, характеристики и атрибуты товаров определяются индивидуально в каждом конкретном случае. Но есть более десяти нюансов, которые нужно учесть при разработке справочника политоваров. Вот ряд из них:

• Является ли торговая марка определяющим признаком политовара. Например, можем ли мы объединить ассортимент масла для ТО в один политовар «Моторное масло синтетическое 5W40». Важен ли заказчику бренд «Toyota» или мы можем добавить в характеристики политовара «…одобренные производителем».
• Является ли тара и упаковка определяющим признаком. Может ли отдел закупки по заявке «Моторное масло синтетическое 5W40» искать товар в бочке. Например, для розничного потребителя будет важна расфасовка по 1 и 5 литров, тогда как для сервисного отдела автопарка тара не принципиальна.
• Все ли товары в политоваре имеют одинаковые единицы измерения. Сможем ли мы в последствии строить количественный анализ по политовару. И не получится ли так что мы будем складывать штуки и литры?

Реализация политоварного справочника зависит от IT-окружения компании, а также от планируемой глубины проникновения справочника в бизнес-процессы. Если внедрение политоваров необходимо только отделу закупок для ведения статистики и анализа текущих остатков, то справочник политоваров может быть организован в простом виде – XLS-таблицы. В дальнейшем такая таблица применятся для маппирования[2] необходимых данных из учётной системы в настроенные отчёты Excel с группировкой по политоварам. Такой способ позволяет сравнительно быстро и незатратно протестировать работу справочника политоваров и оценить его эффект на деятельность отдела закупок.

Более системный подход – реализация справочника в корпоративной учётной системе, чаще всего 1С. Такой метод позволяет открыть доступ к справочнику для всех пользователей компании и вовлечь их в работу с политоварами на ранних уровнях – анализ запасов, поиск нужных товаров на остатках, разумный подход к заявкам. В зависимости от возможностей информационной системы(ИС) реализация может быть, как в виде отдельного справочника, так и в виде отдельного уровня действующего иерархического справочника. При реализации второго способа обязательно нужно учесть, что в дальнейшем этот уровень должен быть доступен для выбора как элемент в документах, отчётах и обработках ИС.

Внедрение политоваров это проект, который можно разбить на несколько этапов.

1. Анализ и разработка критериев. На первом этапе разрабатывается новая плоская или иерархическая структура каталога политоваров, с учётом логики, которая в дальнейшем позволить легко и интуитивно находить нужные ТМЦ, строить аналитику по группам и внедрить управление по категориям. На этом этапе нужно проработать шаблон наименования политовара, принципы как группировать товары, что делать со старыми и неактивными кодами. При необходимости, сами критерии группировки могут быть различными для разных групп товаров. Например, та же торговая марка может быть важной при закупке моторных масел, но в группе расходные материалы отсутствовать.
2. Создание справочника. На данном этапе проектная группа приступает к физической реализации справочника и связанных с ним элементов – карточка политовара, инструменты ввода новых товаров, обработки массового редактирования, отчёты и т.д. Параллельно разрабатываются документы, которые определяют участников и роли в процессе ведения справочника политоваров – кто может создавать или удалять элементы, кто отвечает за структуру, в каких случаях вносятся корректировки и т.д.
3. Нормализация и сопоставление справочников. Основной этап, на котором необходимо сопоставить действующую номенклатуру с элементами политоваров. Этот этап наиболее трудозатратен, так как, во-первых, требует отвлечения опытных сотрудников, экспертов в своей товарной области. Во-вторых, в предприятиях с большой историей количество элементов номенклатуры может быть чрезмерно велико. В таких случаях мы рекомендуем разработать подход, при котором на первом этапе осуществляется сопоставление активной номенклатуры (6-12 месяцев), а на следующем исторически значимой (36-60 месяцев). Номенклатуру с отсутствием движения за последние 3-5 лет подлежит сопоставлению только при инициации сотрудниками компании определённых ролей (внутр. заказчик, закупщик и т.д.).
4. Интеграция в процессы. На завершающем этапе строится работа со справочниками «на местах» и в тех процессах, где он востребован. Например:
   1. Отчёт по остаткам;
   1. Заявка на закупку;
   1. Бюджет на закупку;
   1. Информация о товарах в пути и т.д.

Обязательно на этом этапе провести обучение всех заинтересованных сторон, с точки зрения вовлечения в процесс работы с новым справочником и знакомства с основными принципами. Грамотное обучение позволяет расширить круг сторонников нововведения гораздо быстрей.

Чем ещё может помочь внедрение справочника политоваров. На основании политоваров удобно создать матрицу характеристик и свойств ТМЦ к закупке, которая в дальнейшем поможет формировать спецификации поставщикам и организовывать процедуру входного контроля. Торговым (и не только) компаниям легко делать прайс-лист и коммерческие предложения на базе политоварного справочника. С помощью политоваров можно настроить модуль кросс-продаж для сбыта и предложения по заменам для производства. Системы бизнес аналитики предлагают более наглядные данные и точное прогнозирование после нормализации товарного справочника. Также с помощью политоваров удобнее настраивать ответственных по закупкам, настраивать бюджет и ограничения закупок, выстраивать ритм заказов и выгружать информацию на тендерные площадки.

[1] Нормативно-справочная информация, или иногда Номенклатурно-справочная информация

[2] Маппирование — это определение соответствия информации между двумя справочниками, номенклатурным и политоварным.